15 Tipps zur professionellen Gestaltung von Webinaren

Wer beruflich durchstarten möchte, kommt an Fortbildungsmaßnahmen nicht vorbei. Ob sich junge Berufsanfänger weiterqualifizieren oder gestandene Unternehmer auf den neuesten Stand bringen – professionelle Schulungen sind gefragt. Digitale Formate beleben die Szene, Abendkurse in Präsenz verlieren zugunsten von Webinaren an Bedeutung. Der Vorteil liegt in der leichten Zugänglichkeit und der Kostenersparnis. Statt weiter Anfahrtswege auf der einen und Kosten für Veranstaltungsräume und Technik auf der anderen Seite finden digitale Fortbildungsseminare am heimischen Wohnzimmertisch statt. Damit es im Laufe des Kurses nicht zu dem einen oder anderen Fauxpas kommt, sollten Schulungsleiter diese 15 Punkte beherzigen.

1. Software – unbekanntes Terrain?

Alle schwärmen von dieser einen Software, die quasi ohne nennenswerte Insiderkenntnisse bedienbar ist und absolut unkompliziert sein soll? Wer sich jetzt denkt: »Her damit« und sich blind auf das Urteil anderer verlässt, könnte böse auf dem Boden der Tatsachen landen. Welche Software auch immer Sie wählen – vor dem ersten Go Live sollten Sie alles auf Herz und Nieren geprüft haben und sich absolut sicher fühlen. Geben Sie eine Mini-Einführung in Ihr Tutorial für Ihre besten Freunde. Laden Sie Ihre Nachbarn zum digitalen Small Talk ein. Zeigen Sie den Großeltern die neuesten Fotos und Filme aus dem Kinderzimmer und vor allem: lassen Sie Ihre Test-Teilnehmer zu Wort kommen. All das, was Sie im Webinar planen, sollten Sie bereits einmal in schmaler Version durchgeführt haben. Screensharing, Gruppen zuweisen, Ton aus, an, leiser oder lauter? Es gibt jede Menge Fallstricke, die zwischen Ihnen und der Technik stehen könnten – selbst bei der einfachsten und intuitivsten Software.

2. One-Man-Show oder Team-Leistung?

Es soll Multitalente geben, die während eines Vortrages die Chatfunktion im Auge behalten, einen Screen nach dem anderen moderieren und parallel die Antworten der Teilnehmer auswerten. Soll es. Aber haben wir das wirklich schon mal in Perfektion erlebt? In der Realität verlieren wir viel Zeit, wenn alles chronologisch Schritt für Schritt in Echtzeit stattfindet. Wer sich einen Sparringspartner oder eine studentische Hilfskraft sucht, kann Nebenaufgaben delegieren und sich so auf die Teilnehmer und das Thema fokussieren.

3. In Medias res? Keine gute Idee

Ein starker Anfang begeistert, heißt es vielfach. Doch ein Webinar ist kein Live-Konzert und auch kein Krimi. Wer gleich mehrere Teilnehmer mit auf seinen Weg zu mehr Know-how nehmen möchte, sollte zunächst einige Formalien abhaken. Mit wem haben es die Teilnehmer eigentlich zu tun? Wo soll die Reise hingehen? Welche Themen stehen auf der Agenda und was erwarten Sie von den Teilnehmern? Je nach Gruppengröße kann es hilfreich sein, nicht nur die Schulungsleiter im Detail mit beruflichem Werdegang und Qualifikationen vorzustellen, sondern auch die einzelnen Teilnehmer kurz in die Vorstellung mit einzubeziehen. Eröffnen Sie anschließend eine Fragerunde, so sind alle auf dem gleichen Stand. Charmanter Vorteil: Es wird im Laufe des Seminars kaum noch Fragen zum Background geben, der Fokus liegt auf dem Thema.

4. Die Agenda

Was passiert wann? Wie viel Zeit ist für Vorträge oder Übungen geplant? Jeder Teilnehmer möchte gerne im Vorfeld Genaueres zum Webinar wissen. Insbesondere bei längeren Seminaren oder mehreren Etappen ist ein Konzept gefragt. Wichtig ist nicht nur die Themenübersicht, sondern auch das Ziel. Was werden die Teilnehmer am Ende gelernt haben?

5. Peinliche Pausen?

Bevor das Webinar startet, tummeln sich pünktliche Teilnehmer im virtuellen Kursraum und warten auf den Start. Ähnlich sieht es in den Pausen aus. Um hier für Entspannung zu sorgen, können Seminarleiter die Teilnehmer mit kleinen Grafiken, Filmen oder Spielen unterhalten. Ein Countdown oder kleine Frage- und Antwortspiele sind beliebte Pausenfüller.

6. Abwechslung statt Eintönigkeit

Lange Texte ohne Punkt und Komma oder monotone Listen ermüden. Wie viel besser bleiben uns Inhalte im Gedächtnis, wenn statt eines Monologs verschiedene Präsentationen stattfinden. Ein kurzes Intro, ein Film, eine Grafik, Tabellen oder plakative Bulletpoints – je bunter der Mix, desto kurzweiliger und informativer werden die Inhalte wahrgenommen.

7. Kommunikation statt Vortrag

Wir alle kennen es noch aus der Schule: Vorne steht der Lehrer und redet 45 Minuten lang über ein Thema, an das sich anschließend kaum jemand erinnern kann. Fehlt den Teilnehmern die Möglichkeit, sich aktiv zu beteiligen, werden über kurz oder lang den ersten die Augen zufallen. Oder die häuslichen Ablenkungen locken Teilnehmer weg vom Monitor und hin zu irgendwelchen Nebentätigkeiten. Beziehen Sie alle Anwesenden über die Chatfunktion oder Gruppendiskussionen mit ein. Das bereichert nicht nur einzelne Themenaspekte, es muntert auf und schafft eine lockere Atmosphäre.

8. Vorsicht vor Pop-Up-Nachrichten

Wenn mitten im Webinar eine Mail eintrifft oder der Chatroom mit den Kollegen aktiv ist, haben Sie hoffentlich die Pop-Up Funktion ausgeschaltet. Erhalten die Teilnehmer unbeabsichtigt Einblick in die ersten Zeilen einer Mail, ist das im besten Fall störend, im schlimmsten Fall erfährt Ihre Gruppe etwas, das Sie lieber für sich behalten wollten.

9. Screensharing – Peinlichkeiten vermeiden

Ihr Bildschirmschoner zeigt die Bilder vom letzten Familienurlaub? WhatsApp Web ist noch aktiv und die Diskussion zum letzten Punktspiel der Kreisliga Mannschaft kann live verfolgt werden? Privates hat auf einem Webinar nichts verloren. Schließen Sie alle offenen Programme, bevor Sie Ihren Bildschirm teilen und wählen Sie einen professionellen Hintergrund für Ihren Monitor aus.

10. Technik vom Feinsten?

Wer schon einmal über einen längeren Zeitraum hinweg jemandem zuhören musste, dessen Mikrofon rauschte oder knarzte, der weiß, wie wichtig gute Technik ist. Natürlich muss es nicht der Mercedes unter den Headsets sein, doch das günstigste Modell sollten Sie auch nicht wählen.

11. Im Hintergrund spielt sich nichts ab? Prima!

Spielende Kinder, schlafende Hunde oder ein staubiges Regal? Ein professionelles Webinar verlangt nach einem ruhigen Hintergrund, der im Idealfall Ihr Schulungsthema authentisch widerspiegelt.

12. Üben. Üben. Üben.

Unbeschwertes Reden liegt nicht jedem im Blut, digitaler Abstand und Anonymität erleichtern es nicht. Üben Sie. Gehen Sie das komplette Webinar mit Ihrer Familie, Ihrer Katze oder der Zimmerpflanze durch. Sie benötigen nicht zwangsläufig eine belastbare Kritik. Laut reden und Unsicherheiten wegatmen, eine Routine entwickeln, helfen dabei, sicher aufzutreten.

13. Diskussionen nicht ausufern lassen

Diskussionen beleben und sind grundsätzlich erwünscht. Bevor sich die einzelnen Teilnehmer in gegensätzlichen Positionen wiederfinden und jeder seinen Standpunkt vehement verteidigt, treten Sie rechtzeitig auf die Bremse. Sind die Redebeiträge dem Thema nicht förderlich, unterbrechen Sie höflich aber bestimmt und fahren mit dem nächsten Punkt auf der Agenda fort.

14. To be continued … Wie gehts jetzt weiter?

Das Webinar nähert sich dem Ende. Alle Teilnehmer sind gut auf die Prüfung vorbereitet oder nehmen jede Menge Input mit in ihren beruflichen Alltag. Wenn Sie jetzt einen Folgekurs oder weitere Themen anbieten, werden Sie aus dieser Gruppe eher Teilnehmer begeistern, als durch eine Kaltakquise.

15. Kein Webinar ohne Zertifikat

Zu guter Letzt geben Sie Ihren Teilnehmern etwas an die Hand. Ein Zertifikat oder eine schlichte Teilnahmebestätigung sind für die nächste Gehaltsverhandlung oder kommende Bewerbungen hilfreich.