5 Tipps, um das Home-Office zu meistern
Home-Office – ein Zustand, in dem sich unerwarteterweise aktuell Viele befinden. In nur wenigen Wochen hat das Coronavirus Deutschland auf den Kopf gestellt und unseren Alltag verändert. Viele befinden sich in Quarantäne, allen wird zur Selbstisolation und Social Distancing geraten. Das Haus soll nur noch mit triftigem Grund verlassen werden und wenn irgendwie möglich, sollen Arbeitgeber Home-Office ermöglichen. Für manche bedeutet das keine große Veränderung, andere müssen statt an ausgewählten Tagen pro Woche jetzt jeden Tag von zuhause arbeiten. Für die meisten ist es aber eine sehr ungewohnte Situation und eine enorme Umstellung. Deshalb möchten wir diese Woche ein paar Tipps aussprechen, die dabei helfen auch im Home-Office produktiv zu sein und alle Aufgaben zu meistern.
Es handelt sich dabei lediglich um Vorschläge und Gedankenanstöße. Jeder arbeitet individuell und für jeden funktionieren unterschiedliche Dinge unterschiedlich gut. Außerdem bedarf das Home-Office, gerade weil es aktuell so eine ungeplante Situation ist, etwas Eingewöhnung. Erstmal muss eine neue Routine geschaffen werden, bei der nach und nach alle Prozesse verbessert werden können.
TIPP 1: Schaffen Sie sich einen Arbeitsplatz mit der passenden Atmosphäre
Die Voraussetzung für eine funktionierende Routine am Arbeitsplatz ist natürlich der Arbeitsplatz selber. Es muss sich hier um keinen ganzen Raum handeln, aber es sollte ein fester Ort sein, den Ihr Gehirn in den kommenden Wochen mit Arbeit assoziiert. Richten Sie sich hier mit allem Essentiellen ein, denn ohne funktionierendes Equipment können auch die größten Bemühungen vergebens sein. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, um die bestmögliche Lösung zu finden.
Wenn Sie einen Arbeitsplatz gefunden und etabliert haben, sorgen Sie auch dafür, dass jegliche Ablenkung minimiert wird. Das menschliche Gehirn kann sich nicht lange konzentrieren, springt immer wieder hin und her und nimmt jede Ablenkung als Anlass abzuschweifen.[1] Ablenkungen können hierbei Geräusche, aber auch Gegenstände sein, die im Gehirn einen Reiz auslösen (Beispiel: Sie sehen ein Buch – Sie wollen darin blättern).
Räumen Sie daher am besten Ihren Tisch auf und verbannen Sie alles, was Sie nicht unbedingt zum Arbeiten brauchen. Machen Sie im nächsten Schritt auch anderen Anwesenden klar, dass Sie arbeiten müssen und daher möglichst nicht gestört werden sollen. Wenn nötig reduzieren Sie Geräusche beispielsweise mit Ohrstöpseln oder Kopfhörern.
TIPP 2: Trennen Sie Freizeit und Arbeit so gut es geht
Neben dem separaten Arbeitsplatz im eigenen Zuhause, sollten Sie auch sonst versuchen Freizeit und Arbeit zu trennen. Gerade am Anfang kann es helfen, die gewohnte Morgenroutine zu befolgen und in der normalen Arbeitsbekleidung zu arbeiten, anstatt in Jogginghose. So signalisieren Sie sich selber, dass der Arbeitstag begonnen hat.
Während des Arbeitens sollten auch keine Aufgaben im Haushalt übernommen werden, auch wenn es nur ein paar Minuten dauern würde. Legen Sie sich einen Zettel bereit, auf dem Sie alles niederschreiben, was privat erledigt werden muss. So wird Ihr Kopf frei und Sie können sich wieder besser auf das Wesentliche konzentrieren.
Das Gleiche gilt auch für den Feierabend. Wenn der Bildschirm aus ist, sollte er das auch bleiben, auch wenn man jetzt zu jeder Zeit arbeiten könnte. Schreiben Sie auch in dem Fall alles auf, was am nächsten Tag erledigt werden muss und genießen Sie anschließend Ihren Feierabend.
TIPP 3: Finden Sie die passende Kommunikation heraus
Der Kollege, dem Sie gerade eine Frage stellen wollten, sitzt im Home-Office natürlich nicht mehr neben Ihnen – was können Sie tun? Versuchen Sie, für unterschiedliche Aufgaben die sinnvollste Kommunikation herauszufinden. Manchmal können Fragen besser bei einem Telefonat geklärt werden, manchmal ist es effizienter eine Mail zu schreiben. Und wieder bei anderen Aufgaben macht es vielleicht Sinn, auf cloudbasierte Programme, wie beispielsweise Google Drive umzusteigen. Auf diese können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zugreifen und Änderungen werden simultan und nahezu in Echtzeit vorgenommen.
TIPP 4: Denken Sie an Ihre Pausen
Keine Kollegen, mit denen man gleichzeitig in die Pause geht und schon passiert es schnell mal, dass die Zeit vergessen wird und Pausen verkürzt werden oder sogar ausfallen. Aber Pausen sind enorm wichtig! Wenn Sie im Büro normalerweise eine einstündige Mittagspause machen, planen Sie diese auch im Home-Office ein. Für die bestmögliche Erholung sollten Sie gemäß dem zweiten Tipp weg von Ihrem Arbeitsplatz und so etwas Abstand bekommen. Essen Sie in dieser Zeit etwas, um für die nächsten Stunden Energie zu sammeln.
Auch zwischendurch sollten Sie auf ausreichende Pausen achten. Das menschliche Gehirn kann sich nur etwa 20 Minuten lang auf eine Aufgabe konzentrieren[2], danach sollte man kurz durchatmen, um sich neu fokussieren zu können.
Nutzen Sie diese kurzen Pausen, um genug zu trinken, sich die Beine zu vertreten und auch mal zu lüften. So regen Sie die Durchblutung an und sorgen für eine ausreichende Sauerstoffversorgung, was wiederum die Konzentrationsfähigkeit erhöht.
TIPP 5: Bringen Sie Struktur in Ihren Tag
Was machen Sie im Büro normalerweise als Erstes? Werden Sie zunächst kreativ und kümmern sich später um den Papierkram und weniger spaßige Dinge? Oder erledigen Sie gerne erst die lästigen Aufgaben und widmen sich dann den eher fesselnden? Wie auch immer Sie gut arbeiten können, behalten Sie sich diesen Rhythmus auch im Home-Office bei. Versuchen Sie außerdem stets zu gleichen Zeiten anzufangen und Feierabend zu machen, so schaffen Sie eine gute Routine und Ihr Arbeitsalltag kann sich einpendeln.
Um einen möglichst guten Überblick über Ihre Aufgaben zu bekommen und Ihren Tag dementsprechend gut planen zu können, sollten Sie sich eine Liste schreiben. Führen Sie entweder am Abend vorher oder gleich morgens die anstehenden Aufgaben auf und gliedern Sie diese in Ihren Tag ein – nach Relevanz und persönlicher Präferenz.
Fazit
Nicht jeder Tipp funktioniert für jeden gleich gut: Manch einer kann in Jogginghose auf der Couch produktiv sein, während andere sich dafür in Alltagskleidung an den Schreibtisch setzen müssen. Probieren Sie die verschiedenen Tipps aus und finden Sie eine für sich funktionierende Routine. Achten Sie auf ausreichende Pausen und vergessen Sie Essen und Trinken nicht, dann können Sie auch im Home-Office volle Produktivität und Leistung bringen.
[1] Zeit Online: “Ablenkungen sind für unser Hirn verführerisch” (2016)
[2] Concentrix: Konzentration bei Erwachsenen
